Välj rätt TA-system

Att välja TA-system för sin verksamhet är ett rejält kliv. Det krävs mycket funderingar kring företagets behov och därpå välja rätt system. Självklart finns det ett stort antal faktorer att tänka på inför valet av TA-system.

Det är inte bara de tekniska funktionerna som bör vara betydande när ett TA-system ska inhandlas. Vem vill ha ett system som jämt krånglar? På samma vis som man vill att motorn i bilen ska vara pålitlig och bidra till otaliga felfria mil, vill man också att sitt TA-system ska vara pålitligt. Det är ju väldigt angeläget att systemet hela tiden är tillgängligt samt att det inte ideligen drabbas av driftfel. Om systemet är ur funktion fungerar ju inte det väsentliga, d.v.s. att beställa transporter.

Det kan bli mycket kostsamt och jobbigt om verksamhetens transporter blir stående. Det påverkar nämligen i flera led. Den som vill vara ordentligt säker på att få ett stabilt och säkert TA-system bör välja ett av de etablerade systemen. Det är en försäkran i sig därför att de är väl utarbetade och har troligtvis gått igenom omfattande uppdateringar medan systemet existerat på marknaden.

Det som är absolut avgörande, eller åtminstone ett högst rekommenderat råd, är att välja ett TA-system med så hög ”upptid” som möjligt. Även om det tycks vara omöjligt med en upptid på 100 % så bör man sträva efter att komma så tätt som möjligt. Den procentuella siffran uppger i vilken grad TA-systemets servrar är igång. Att tänka på upptiden är extra viktigt om organisationen är omfattande och TA-systemet används av många olika administratörer.

Tänk på att ta fram en prognos för framtiden innan du väljer TA-system. Volymerna inom verksamheten kan ju mycket väl komma att förändras i framtiden och det tvingas självfallet även TA-systemet vara beredd på. Följaktligen måste företaget kalkylera med vilka behov som tvingas mötas i nuläget, men också i framtiden.

För att ta fram en lämplig behovsanalys måste somliga grundläggande frågor redas ut och analyseras över tid. Hur många transporter kommer registreras? Hur många användare ska vara kopplade till systemet? Övriga relevanta frågor är ifall de vanligaste transportörerna är kopplade till systemet och ifall det är möjligt att lägga till transportörer som inte redan finns i systemet.

Den som ändå är tvekande i sin uppskattning gör riktigt i att välja ett grundpaket. Det är betydelsefullt att det är ett paket som okomplicerat samt smidigt kan uppgraderas. Det är nämligen både tidskrävande och en överflödig procedur att byta TA-system helt och hållet.

Men den som verkligen vet vad verksamheten kräver av ett TA-system, och önskar mer avancerad funktionalitet, ges självfallet opportunitet att göra mer än enbart boka transporter. Det ultimata är att ringa och samtala med leverantörer samt granska vilka möjligheter som finns. Det kan exempelvis handla om olika prisfunktioner, övriga aviseringsmöjligheter och integrationer till e-handelssystem alternativt affärssystem och mycket mer.

I övrigt är det oerhört fördelaktigt ifall det ingår support för TA-systemet. En bra support bör vara snabb och pålitlig samt ingå i den totala kostnaden för TA-systemet.